Richtige Organisation schützt vor Regressen und Strafanordnungen!

 

Kein Zweifel – die Bürokratie engt den Zahnarzt immer mehr ein, und das ist unangenehm, sehr sogar.  Allerdings: da steht man als Zahnarzt keinesfalls alleine da, die Bürokratie frisst sich überall in das Leben der Menschen und wuchert schlimmer als ein Krebsgeschwür, und ganz besonders trifft es uns in Deutschland. Nachdem es mit der Errichtung der Demokratie in Deutschland ja nicht so recht geklappt hat (Zitat eines prominenten Staatsrechtlers der Universität München) haben wir es mit einem „Rechtsstaat“ versucht, in dem fanatisch „soziale Gerechtigkeit“ durchzusetzen versucht wird, und dies mit einer überbordenden Fülle an Gesetzen und Verordnungen. Man hat den Eindruck, am liebsten würden unsere Politiker für jeden Einzelnen eine eigene Gesetzgebung schaffen…
Offensichtlich steht jedoch die überwältigende Mehrheit der Bevölkerung hinter diesem dichten Regelwerk des „Linksstaats“ (trifft begrifflich sicher besser als „Rechtsstaat“), denn die Deutschen wollen den „Sozialstaat“ dieser Ausprägung in jedem Falle behalten – nur, dann müssen sie auch mit den vielen Regulierungen leben, anders wäre die Umverteilung nicht zu halten. Freiheit sieht ganz anders aus!

Was muss nun der Zahnarzt (als Angehöriger eines „freien“ Berufes, welche paradoxe Sprachregelung!) beachten, um nicht anzuecken? Spontan fallen einem da die folgenden Regelwerke ein:
Für den Zahnarzt relevante Bestimmungen des allgemeinen deutschen Arztrechts; MedGV und ähnliches (Kontrolle durch Gewerbeaufsicht); Hygieneverordnung (wird derzeit in Praxisbegehungen durch die Gewerbeaufsicht kontrolliert), neu geregelt und in der Neufassung ab 1.4. 2007 gültig; Betriebsstättenverordnung (wird kontrolliert durch Gewerbeaufsicht); Mietrecht (bei Praxismiete); Wohnraumzweckentfremdungsverordnung (ist zu beachten bei Einrichtung einer Praxis); Abfallbeseitigungsgesetz (Praxismüll);Abwasserverordnung; Druckbehälterverordnung, Arbeitsrecht (Mitarbeiter!); Familienrecht (gilt z.B. bei Mitarbeit der Ehefrau in der Praxis – Einwilligungserfordernis bei minderjährigen Patienten); Sozialrecht (bezogen auf Mitarbeiter); Sozialgesetzbuch (bezogen auf GKV – Patienten, hier explizit zu nennen Fortbildungsregelungen und Qualitätsmanagement); Relevante Bestimmungen des BGB (Vertragsrecht, Schuldrecht – Privatpatienten, Deliktsrecht); Versicherungsrecht (Privatversicherungen); Strafrecht (bei Kunstfehlern, Falschabrechnung); Handelsrecht (gilt eingeschränkt auch für die Zahnarztpraxis, z.B. im Umgang mit Lieferanten, wobei hier gestritten werden darf, ob der Zahnarzt „Gewerbetreibender“ ist oder nicht); Standesrecht (Kammergesetze); Vertragsinhalte BEMA (derzeit relevant wegen Prüfbescheiden bzw. Prüfanträgen der Krankenkassen); Bestimmungen Beihilfe (da geht es um Auseinandersetzungen bei Begleichung von Rechungen); Datenschutzgesetz; Steuerrecht; UVG (Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb)Europäische Dienstleistungsrichtlinie (deutsche Gerichte müssen sich an europäische Normen halten!), usw.

Nun stehen viele wenn nicht die meisten der Kollegen auf dem Standpunkt, sie wollten mit solchem bürokratischen Unsinn nichts zu tun haben und lediglich ihrer erlernten Tätigkeit als Zahn“Arzt“ nachgehen. Schließlich hat ja keiner etwas davon im Studium und schon gar nicht in der Schule gelernt. Aber, kann man die Vorschriften denn tatsächlich einfach ignorieren? Nein! Die verschärfte Gangart der Gewerbeaufsicht, der Gesundheistämter und der Kassen ebenso wie der Privatversicherer setzt die Zahnärzte massivem Druck aus – selbst geringe Verstöße gegen (gar nicht bekannte!) Vorschriften lösen massive Regressforderungen und Strafanordnungen aus, die das wirtschaftliche Fundament der betroffenen Praxis empfindlich gefährden. Regressforderungen in Höhe von bis zu 50 000 € (!) sind dabei keine Seltenheit, und einzige Begründung ist nicht etwa eine fehlerhafte Therapie oder betrügerische Abrechnung – es sind teilweise geringfügige Regelverstöße, die vom betroffenen Zahnarzt gar nicht als solche wahrgenommen worden sind, weil die Regelung selbst unbekannt war, die als Rechtfertigung für diese Strafmaßnahmen hergenommen werden, obgleich der Begriff „Strafe“ natürlich nicht benutzt wird. Es ginge ja nur um „Aufklärung“ vertragsrechtlicher Sachverhalte, bekommt man da zu hören.

Unwissenheit schützt nicht vor Strafe, und das Ignorieren der Bürokratie mündet in herben Verlusten, so sieht die Realität aus. Dabei darf man auch nicht übersehen, dass die „Standesvertetung“ (kommt Ihnen eigentlich dieser Begriff nicht auch etwas altbacken vor? Na klar, der stammt ja auch aus den 30er Jahren des vergangenen Jahrhundert, zusammen mit dem Regelwerk selbst) kaum was bis gar nichts für die Kollegen tut (tun kann), denn, hier haben wir schon wieder eine gesetzliche Bestimmung, die man kennen müsste, das „Kammergesetz“ regelt nicht etwa die Interessenvertretung der Zwangsmitglieder, sondern schreibt recht eindeutig vor, dass die Kammer (bezahlt von den Zwangsmitgliedern) hoheitliche Aufgaben des Staates zu erfüllen hat, insbesondere soll sie „disziplinierend“ als „Institution öffentlichen Rechts“ dafür sorgen, dass die Vorgaben des Staates auch von den Kollegen befolgt werden. Aus der gleichen autokratischen Feder stammen die Bestimmungen zur „Kassenzahnärztlichen Vereinigung“, die zwar auch von den Kollegen (Zwangsmitgliedern!) bezahlt werden muss, aber auch nur staatliche Aufgaben  übernehmen darf (andernfalls droht, so steh es im gesetz, sofort die Zwangseinsetzungen eines Staatskommissars, wie in Niedersachsen schon einmal geschehen.
Dafür werden die KZV-Vorsitzenden auch fürstlich entlohnt – die Gehaltstabellen finden Sie in ZM 5B dieses Jahres (1.3.2009). Sind sehr aufschlussreich…

Wenn der geneigte Leser bis hierhin gefolgt ist, sollte er/sie zumindest erkannt haben, dass die Bürokratie nicht einfach ignoriert werden kann, will man nicht echte Probleme bekommen. Andererseits – als Zahnarzt hat man ja primär ärztliche Aufgaben zu erfüllen und kann einfach nicht nur Verwaltungsaufgaben abarbeiten. Die scheinbare Lösung des Konflikts, die Einstellung von dafür qualifizierten Mitarbeitern scheitert daran, dass letztendlich der Zahnarzt für Fehler der Mitarbeiter haftet, also zumindest eine Überwachung der Verwaltungskraft sicherstellen muss.

Und nun auch noch das QM (wird stichprobenartig ab 1.1.20010 kontrolliert, von eigens dafür geschaffenen und von den Kollegen bezahlten Prüfstellen), wird die Mehrheit stöhnen. Aber, ein vernünftiges QM bietet auch die Chance, Regelverstöße schon im Vorfeld zu vermeiden und, das scheint ebenso wichtig, es kann als Beweismittel dienen, dass eben alle Vorschriften eingehalten worden sind. Man muss nur genug Papier produzieren, dann kann das eh´ keiner mehr wirklich kontrollieren…

Im Dental Spiegel hat der Autor schon vor Jahren eine einfache Ausführung eines QM-System nach ISO 9001 vorgestellt und zu einem symbolischen Preis von cá 50 € (einschließlich MWSt.) den Zahnärzten zur Verfügung gestellt („Praxisassistent“, DS 8 2005). Hier hatte der Zahnarzt die „Prozessabläufe“, die in der individuellen Praxis eingeführt sind, zu beschreiben und aufzuzeichnen und die dafür Verantwortlichen zu benennen. Eigentlich ganz einfach möchte man meinen. Nur, die Prozessabläufe – so wie sie sein müssen, um allen Vorschriften gerecht zu werden -, die hatten wir nicht vorgegeben.

Der Autor hat nun, basierend auf dem Berg an Gesetzen und Vorschriften, Abläufe für die Praxis zu beschrieben, die „dicht“ sind, d.h., bei Implementierung der Handlungsabläufe in die Praxis sind dann die Vorschriften erfüllt.
Dieses System kann als „QualiätsManager“ unter www.gh-praxismanagement.de angesehen und bestellt werden, ebenso wie das deutlich überarbeitete, vervollständigte und den Bedürfnissen und insbesondere den rechtlichen Vorschriften angepasste Beratungssystem „InfoManager“ sowie das System „HygieneManager“,das die Vorgaben des RKI jedenfalls umsetzt und bereits Elemente des Referentenentwurfs „Hygiene“ des BMG enthält.
Es dürfte schwer sein, den Prüfern entgegenzutreten, ohne sich mit solchen Systemen im Vorfeld abgesichert zu haben.
Und für Kollegen, die in die Mühlen der Prüfung geraten sind, gleich aus welchem Grund, hat der Autor ein Hilfssystem aufgebaut (www.securdent.de), und um die aktuelle Bedrohung, die Kontrolle der Fortbildungspunkte, haben wir usn auch gekümmert – unter www.dentalkolleg.de können Sie sich anmelden, um ihre noch benötigten Punkte in Form eines Fernlehrgangs noch rasch zu erwerben bzw. sich für die Zukunft so abzusichern, dass es rechtzeitigen Punkteerwerb gibt.

Hier einige Vorschläge, wie sich eine Praxis organisieren kann, um eventuelle Prüfungen ohne Beschädigung zu bestehen.

Verwaltung
Eine korrekt arbeitende Verwaltung einer Zahnarztpraxis ist heute ohne EDV nicht mehr vorstellbar (siehe oben: Bürokratie). Allerdings nützt es nur relativ wenig, wenn man sich einen Computer mit einem Abrechnungsprogramm in die Praxis stellt – nicht nur, dass so die zahlreichen Möglichkeiten, die die Informationstechnologie bietet, überhaupt nicht ausgeschöpft werden, man stellt sich damit nur selbst ein Bein, weil man teures Personal mit all den Aufgaben zusätzlich beauftragen muss, die einfach heute von uns verlangt werden.
Ein Computer kann viel mehr als nur Abrechnungsziffern listen!
Wozu sollte man die EDV einsetzen, damit das Leben für den Praxisinhaber leichter wird?
Hier ist natürlich primär die Patientenverwaltung wichtig. Die Patientenverwaltung per Karteikarte ist zwar langzeiterprobt und bewährt, hat jedoch einen gravierenden Nachteil: kommt es zu Prüfungen, so werden Unstimmigkeiten zwischen Abrechnung und Karteikarte sofort zu einer „Auffälligkeit“ und stützen Regressforderungen der Kassen. Stützt man sich jedoch auf die identischen Daten (also auf das, was in die EDV eingegeben worden ist), so kann es diese Differenzen schon mal nicht geben.
Daneben meldet die EDV sofort, wenn z.B. die KVK noch nicht abgegeben worden ist – in der Karteikarte fällt das so nicht auf, und die Methode mit den verschiedenfarbigen Reitern – naja, wer unbedingt Geld für unnötige Arbeitsstunden verschwenden will, bitte sehr. Auch bei genehmigungspflichtigen Arbeiten, wie ZE oder PAR, kann kaum ein Irrtum vorkommen, stützt man sich auf die EDV – sobald ein genehmigter Antrag eingegangen ist, wird das eingegeben, und erst dann gibt die EDV grünes Licht für die Therapie. Häufiges Argument für Kürzungen ist, dass die Therapie bereits vor Genehmigung begonnen wurde, und dann entfällt jeglicher Honoraranspruch! Sollte man wissen und im Arbeitsablauf berücksichtigen. Es muss ja nicht sein, dass man kostenlos für die Kassen arbeitet, oder?
Auch eine Terminplanung ist per EDV sicher effektiver als per Tageskalender – man muss sich nur dran gewöhnen. Wer einmal z.B. mit Outlook Terminplanung betrieben hat, wird kaum noch auf schriftliche Formen zurückgreifen wollen. Funktioniert einfach präziser, vor allem, man kann´s wenigstens lesen!

Die effektive Verwaltung per EDV sichert auch die korrekte Rechnungserstellung ab – es kommt immer wieder vor, dass schlicht vergessen wird, für erbrachte Leistungen (hier geht es um Privatabrechnungen) auch fristgemäß die Rechnung auszustellen. Das kann dazu führen, dass die Schuld wegen Verjährung gar nicht mehr beglichen werden muss! Und, es ist problematisch, den Rechnungsbetrag beitreiben zu wollen, wenn man nicht nachweisen kann, dass die Rechnung überhaupt dem Zahlungspflichtigen zugegangen ist. Auch eine Mahnung ist da wenig hilfreich – nur ein Einschreiben beweist den Zugang, oder die persönliche Aushändigung. Was läge da näher als dem Patienten direkt nach Abschluss der Behandlung die Rechnung in die Hand zu drücken? Eine gute Verwaltung leistet das!
Auch die geforderte Nachbetreuung der Patienten kann so sichergestellt werden; z.B. wird bei PAR-Therapien gefordert, dass ein regelmäßiger Recall stattfindet. Ein Recall-System per EDV stellt dies sicher – anders geht es eigentlich gar nicht mehr. Wichtig in diesem Zusammenhang: der Patient muss dem Recall zustimmen (Datenschutzgesetz! UVG – Gesetz über unlauteren Wettbewerb -); auch dies muss eine effektive Verwaltung sicherstellen (Formulare dazu im Download).

Praxisabläufe
Alle Praxisabläufe sollten systematisiert werden, damit es bei einer späteren Überprüfung keine unliebsamen Überraschungen geben kann. An dieser Stelle wird der allgemeine Praxisablauf einmal durchleuchtet.

Patientenaufnahme
Bei der Patientenaufnahme muss unterschieden werden, ob es sich um einen geplanten oder ein ungeplanten Besuch handelt, z.B. wegen Schmerzen. Dies muss unbedingt dokumentiert werden – sinnvoll ist es, dies als Mussabfrage in die EDV zu integrieren. Eine solche Dokumentation ist vor dem Prüfungsausschuss äußerst wertvoll – rechnet man eine Ä1 ab (wie dies korrekt ist!), so wird man gefragt, weshalb man keine 01 (Untersuchung) abgerechnet hat. Ein Verweis darauf, dass man das dürfe, reicht nicht, es wird verlangt, einen Grund anzugeben, z.B. Schmerzen. Dann ist man auf der sicheren Seite – abrechnungstechnisch -, und auch rechtlich; die ständige Rechtsprechung setzt bei „Schmerzpatienten“ andere Maßstäbe als bei Patienten beim Routinebesuch. So wird z.B. die Aufklärungspflicht bei Schmerzpatienten nicht so penibel gecheckt.

Ebenfalls unbedingt notwendig ist eine ausführliche Anamnese – dies ist zu dokumentieren, zweckmäßigerweise mittels Formulars. Die Vorarbeit kann durch die Helferin geschehen, die auf Anforderung dem Patienten beim Ausfüllen eines Fragebogens behilflich ist. Sinnhafte Anamnese-Formulare finden Sie im InfoManager (www.gh-praxismanager.de). Danben verlangt es die Rechtsprechung, dass der Arzt/Zahnarzt eine persönliche Anamnese erhebt – dies muss dokumentiert werden. Man kann sich das leicht machen, indem man einfach den ausgefüllten Anamnesebogen kurz mit dem Patienten durchgeht und dazu einen Eintrag vornimmt – schon ist den rechtlichen Vorgaben Genüge getan. Man darf´s nur nicht vergessen, und dazu ist Systematik – ideal ist die EDV – hilfreich. Und nutzt man den InfoManager, dann ist es ganz einfach – da lässt man den Patienten (wie´s die Klinik macht) noch zusätzlich unterschreiben. Bei solchen Aufklärungsformularen ist es nämlich besonders wichtig, dass man kein „Standardformular“ einsetzt 8das wäre unwirksam), sondern ein „individuelles Formular“, das dadurch individualisiert werden kann, dass man je nach Indikation einzelne Punkte ankreuzt und dazu spezielle Infos aushändigt (Sie haben es verstanden? Nie alle Infos, nur die, die für den besonderen Fall gebraucht werden, das erfüllt in vollem Umfang die rechtlichen Bedingungen! – können Sie als Gesamtsystem (ww.gh-Praxismanager.de oder als Einzeldownload auf dieser Domain beziehen.

Danach arbeitet man den nächsten Schritt ab – hier ist stets eine Untersuchung notwendig, die ebenfalls dokumentiert werden muss, auch beim Schmerzpatienten. Alle technischen und klinischen Befunde sind zu dokumentieren (der klinische Befund wird am besten ebenfalls nach Standardschema abgearbeitet, dann macht man weniger Fehler auch in Stresssituationen). Ein Vorschlag: ein allgemeines Untersuchungsschema und dann noch spezielle Befundblätter systematisieren den Vorgang so, dass man stets auf der sicheren Seite ist.
Ebenfalls problematisch ist bei Überprüfungen die Röntgenbefundung.  Kaum ein Röntgenbefund hält einer Nachprüfung stand – und die Kassen wissen das und picken sich die Fehler gezielt heraus. Deshalb: ein Formblatt für die Röntgenbefundung hilft enorm, Fehler zu vermeiden.
Röntgen: das MPG – Strahlenschutzgesetz – schreibt bindend Routineprüfungen vor, die eine gleich bleibende Qualität der Aufnahmen garantieren sollen. Erfahrungen beim Prüfungsausschuss zeigen jedoch, dass die Vorschriften nur ganz selten eingehalten werden – dies hat neben Regressforderungen möglicherweise sogar strafrechtliche Konsequenzen, abgesehen von Rügen der Gewerbeaufsicht bzw. anderer Überwachungsinstitutionen und möglichen Praxisschließungen.
Daneben scheint es wichtig, die Assistentinnen, die mit dem Röntgen beauftragt sind, regelmäßig nachzuschulen – die Qualität der Aufnahmen ist doch zu oft mehr als dürftig. Auch dies muss systematisiert und dokumentiert werden. Dass eine Röntgenerlaubnis gegeben sein muss ist wohl allgemein bekannt, ebenso dass durch spezielle Fortbildung auch des Zahnarztes die Erlaubnis zum Röntgen regelmäßig erneuert werden muss.
Nach einer Befunderhebung steht als nächster Schritt die Diagnostik. Auch hier kann Systematik helfen. Fakt ist beispielsweise, dass häufig parodontale Erkrankungen übersehen werden, dass gnathologische Probleme gar nicht erst erfasst werden (die Abrechnung der „sk“ ohne Angabe des Zahnpaars, an dem eingeschliffen wurde, zeigt alles – nur, es besteht eine Dokumentationspflicht), dass kaum Allgemeinerkrankungen abgeklärt werden, dass Munderkrankungen zwar als „Mu“ abgerechnet, aber praktsich nie dokumentiert werden (welche Munderkankung war es denn, die behandelt worden ist?) – überhaupt, wann wird denn die Mundhöhle, wie laut Beschreibung der Nummer 01 bzw. 001 vorgeschrieben, tatsächlich in toto untersucht?
Arbeitet man die Befundung systematisch ab, so wird man auch vernünftige Diagnosen stellen können. Und daraus leitet sich dann eine ebenfalls systematische Therapieplanung ab – geht man systematisch vor, kann man einfach nichts vergessen. Vor dem Prüfungsausschuss macht es sich gar nicht gut, wenn man z.B. eine PAR-Therapie gemacht und abgerechnet hat, ohne eine folgende ZE-Planung in den Aufzeichnungen zu finden. Dies führt, trotzdem man die PAR erbracht hat, zum vollen Abzug, weil eben nicht „vertragsgemäß“ – nach den BEMA-Verträgen muss eine ZE-Versorgung folgen, und wenn ein Patient sich dem verweigert – vielleicht weil das Geld fehlt -, dann muss das nicht nur dokumentiert, sondern sogar der Kasse mitgeteilt werden! Ganz nebenbei: das könnte helfen, dass sich ein Patient dann eben doch noch entschließt, die Versorgung machen zu lassen…

Was in keiner Planung fehlen darf, ist die Mundhygiene – dies bedeutet, dass jeder Patient zwingend einem Schema folgend zumindest eine Aufklärung, Motivation und Anleitung zur häuslichen Mundhygiene erhalten muss.  Lediglich „Zahnstein“ und „Mu“ abzurechnen, das reicht nicht! Auch hier ist die Systematik hilfreich: wird erfasst, wann ein Patient das letzte Mal (und ob überhaupt) eine PZR erhalten hat, so kann man kaum vergessen, den Patienten auch in eine sinnhafte Prophylaxebetreuung einzubinden. Und wenn ein Patient dies nicht will? Dann ist dies zu dokumentieren! Die Kassen fragen danach: bei prophylaxeunwilligen Patienten ist es vertragswidrig, PAR oder ZE zu planen oder gar zu erbringen! Und auch der BGH (dies gilt für Privatpatienten dann genauso) urteilt in diesem Sinne.

Systematisierte Ablaufpläne sind nicht unsinnige zusätzliche Bürokratie, sie helfen ganz einfach in Stresssituationen, nichts zu vergessen. In Flugzeugen und Atomkraftwerken wäre es undenkbar, ohne solche Pläne zu arbeiten – jeder weiß, dass Stress Fehler produziert, und dagegen helfen eben nun mal Ablaufpläne sehr effektiv. Und dass der Zahnarzt meist in Stresssituationen tätig ist, wissen wir doch auch alle.

Praxishygiene: das Robert-Koch-Institut hat Hygienebestimmungen für die Zahnarztpraxis aufgestellt – und aktuell wird diskutiert (der Referentenentwurf wurde nochmal zurückgezogen, aber, der läßt nichts gutes ahnen) auf die RKI-RiLis nochmal draufzusatteln – diese RiLis sidn wohl die Untergrenze, die man einhalten muss, weniger wird’s bestimmt nicht.
So muss jedenfalls jede Praxis einen individuellen Hygieneplan erstellen und aushängen, die bisher von der Industrie gelieferten allgemeinen Pläne genügen den Vorschriften nicht. Es muss Bezug auf die Praxisschwerpunkte genommen werden. Die Bundeszahnärztekammer hat dazu den Kollegen Hilfestellung gegeben. Ein Praxis-bezigenes System finden Sie unter www.gh-praxismanager.de (HygieneManager).
Insbesondere muss sichergestellt sein, dass z.B. am Ende des Aufbereitungszyklus der Instrumente wirklich sterile Instrumente gegeben sind – hier muss jeder Einzelschritt systematisiert, kontrolliert und dokumentiert werden. Insbesondere muss individuell in jeder Praxis geprüft werden, ob die vorhandenen Sterilisatoren überhaupt noch den Anforderungen genügen oder ob Neuanschaffungen erforderlich sind.
Hier lässt sich trefflich zur apparativen Ausstattung überleiten.

Ausrüstung
Auch für die apparative Ausstattung einer Zahnarztpraxis sind gesetzliche Vorgaben zu beachten. Daneben gibt es handfeste Argumente aus zahnärztlicher Sicht.
So sollte man bei einer eventuellen Neuanschaffung oder Neukonzeption einer Praxis unbedingt auch ergonomische Gesichtspunkte beachten. Ergonomie – das bedeutet eigentlich gar nichts anderes als dass bei der Ausstattung auf eine möglichst weitgehende Schonung der Praxismitarbeiter – in erster Linie ist das der Zahnarzt selbst! – geachtet wird. Schließlich ist die Arbeitskraft des Zahnarztes das wichtigste Gut, ohne würden keine Einnahmen erzielbar sein. Wenn also die Gesundheit und Arbeitskraft so wichtig ist, sollte man alles tun, damit diese möglichst lange uneingeschränkt erhalten bleiben.
Nach ergonomischen Prinzipien ausgelegte Praxen zeichnen sich dadurch aus, dass z.B. auf möglichst kurze Wege geachtet wird – das spart Zeit und eben auch Kraft. Ideal ist, wenn die Rezeption zentral liegt und sternförmig die Behandlungszimmer angelegt sind. Auch die Sterilisation und Instrumentenaufbereitung sollte zentral liegen, damit stets nur kurze Wege zurückzulegen sind.
Daneben kommt den Behandlungseinheiten großer Stellenwert zu. Hier hat sich längst die vierhändige Behandlungsweise etabliert, und der Patient soll im Liegen behandelt werden. Die Realität sieht oft anders aus: man beobachtet immer noch Zahnärzte in seltsam verrenkter Körperhaltung vor den Patienten fast auf dem Kopf stehend – wie soll man da entspannt arbeiten können, und vor allem, was tun diese Zahnärzte ihrem Rücken an?! Kein Wunder, dass Probleme mit dem Rücken bei Zahnärzten besonders häufig auftreten.
Hier ist es empfehlenswert, neben der Anschaffung geeigneter Ausrüstung auch eine Selbstkontrolle durchzuführen, ob man die Vorteile, die eine moderne Patientenliege bietet, auch tatsächlich nutzt – Videoaufzeichnungen der eigenen Arbeitshaltung sind da recht aufschlussreich und können die Motivation für eine Änderung durchaus steigern.

Die Anwendung ergonomischer Prinzipien sollte selbstverständlich sein – bedeutet Ergomomie doch nur „Anpassung der Arbeitsstätte an den Menschen“ und dies ist sicher vorteilhafter als die „Anpassung des Menschen an die Arbeit“.

Dabei müssen die Geräte den gesetzlichen Vorschriften genügen – MPG, Strahlenschutzverordung bzw. Strahlenschutzgesetzt, Hygieneverordnung bzw.RKI-Richtlinien, Abwassergesetz, Druckbehälterverordnung (für den Praxiskompressor), um nur einige Rechtsgrundlagen zu nennen, sind natürlich zu erfüllen. Dabei ist zu beachten, dass nicht nur bei der Anschaffung auf die Vorschriften zu achten ist, es sind auch regelmäßige Prüfungen vorgeschrieben. Im Rahmen des sowieso vorgeschriebenen QM ist es ein leichtes, alle Geräte zu erfassen und die notwendigen Wartungs- und Prüfmaßgaben aufzulisten und für deren Einhaltung eine Mitarbeiterin verantwortlich zu beauftragen, wobei die Überwachung des Beauftragten ebenfalls geregelt sein muss. Im Fall einer Prüfung wird immer der Praxisinhaber verantwortlich gemacht, nicht der Mitarbeiter!
Und bitte nicht vergessen: alle geltenden Rechtsvorschriften müssen in der Praxis aufliegen, manche sogar an für alle leicht einsehbaren Orten aushängen (z.B. Hygieneplan, UVV, Jugendschutzgesetz für Azubis, Mutterschutzgesetz, usw.)

Hilfsmittel

Daneben machen auch andere Aspekte Sinn: eine vernünftige Praxisorganisation stellt auch auf die konkrete Tätigkeit ab: man hat keine Werkstücke zu bearbeiten, sondern man ist am Menschen (Patienten) tätig. Hier kommt der Kommunikation eine besondere Rolle zu: heilen kann man nur, wenn eine Compliance gegeben ist, d.h., wenn die Patienten mitarbeiten. Wie Kommunikation funktioniert kann man in eigenen Beiträgen nachlesen. Eine gute Praxisorganisation prüft jedoch die Effektivität, d.h. man vergewissert sich, ob die Botschaft überhaupt angekommen ist.
Die Vorschriftenlage fordert, dass z.B. keine Beratung stattfindet, ohne Rückfrage, ob die Inhalte tatsächlich angekommen und verstanden sind – sonst ist die Beratung als nicht erfolgt einzustufen, was empfindliche Rechtsfolgen haben kann.
Dazu darf (und soll) man Hilfsmittel einsetzen, als da sind Info-Blätter (finden sich im InfoManager bzw. als Download auf den entsprechenden Seiten dieser Domain), apparative Hilfen (z.B. intraorale Kameras), Videofilme, usw.
Wichtig ist, dass die Beratung – auch über wirtschaftliche Fragen der Therapie – ausreichend dokumentiert wird. Nun wird kein Mensch alles, was besprochen worden ist, in eine Karteikarte eintragen können, das wäre einfach viel zu umfangreich. Aber, man kann Formblätter erstellen oder einsetzen, und in der Karte wird dann eingetragen, welche man verwendet hat. Damit wächst die Dokumentation erheblich an, ohne tatsächliche Mehrarbeit. Auch kann man – eine Beratung muss ja auf konkrete Befunde bzw. Diagnosen abstellen – Ablaufpläne einsetzen, auf die man verweist, je nach Diagnose bzw. geplante Therapieart. Damit erfüllt man alle Vorgaben, ohne überfordert zu sein.

Noch ein Gedanke zum Abschluss: wer eine externe Abrechnungskraft (oder Abrechnungsgesellschaft) einsetzt, muss unbedingt darauf achten, dass Eintragungen im Krankenblatt mit der tatsächlichen Abrechnung übereinstimmen. Es wird ja gerne „nachgetragen“, was abrechenbar ist, aber nicht in die Karteikarte eingetragen wurde. Dies wird von den Prüfern der Kassen als Betrug interpretiert und hat empfindliche Rechtsfolgen. Wenn man beim Nacharbeiten merkt, dass Abrechnungspositionen vergessen worden sind, so muss man dies auch in die Aufzeichnungen übertragen. Einfacher ist es allerdings, man verzichtet auf manuelle Aufzeichnungen und arbeitet nur noch mit der EDV – dann stimmen die Daten immer. Denken Sie immer daran: nachdem es verbindlich ist, dass Abrechnungsdaten computerlesbar an die Kassen weitergegeben werden müssen (das steht im Gesetz!) haben die Fachleute dort Prüfprogramme entwickelt, die auch auf geringe Auffälligkeiten reagieren. Und dann wird Prüfantrag gestellt – hier kommt der Karteikarte Beweiskraft zu, es darf keine Fehler geben, weil dann alles angezweifelt werden kann. Was ganz dumm ist (aber immer wieder vorkommt): ein Prüfantrag kommt in die Praxis geflattert, man arbeitet die Kartei nach, „frisiert“ ein bisschen, weil die Daten sonst Anlass zu Regressen geben könnten, und vergisst dabei, dass die Abrechnungsdaten der Kasse ja bekannt sind. Solche Manipulationen fliegen sofort auf, und dann steht man ganz auf verlorenem Posten – die Prüfer drohen mit Strafanzeige, was will man da noch machen?! Zähneknirschend zahlen – muss doch nicht sein, oder?
Deshalb: nutzen Sie die Möglichkeiten: nutzen Sie deas QM zu Ihren Gunsten, stellen Sie systematische Ablaufpläne auf – oder verwenden Sie solche, die Sie von uns bekommen – und sichern Sie sich so Ihre Einnahmen, die Sie bestimmt besser für sich oder die Praxis verwenden können als den Kassen zurückzuzahlen.

Dr.Gerhard Hetz, München